Os servizos do Arquivo

Funcións do Arquivo :

• A supervisión da xestión de documentos da Deputación ao longo de todas as etapas do ciclo de vida dos documentos.
• A administración do arquivo electrónico da Deputación e a supervisión do sistema de xestión de documentos electrónicos.
• A elaboración e aplicación dos instrumentos de descrición arquivísticos necesarios para a xestión de documentos que aseguren o control, o acceso e a recuperación rápida e eficiente da información.
• A formación e asesoramento ao persoal da Deputación en materia de arquivos e xestión de documentos.
• A coordinación e elaboración de normas para a organización dos arquivos de oficina.
• A regulación do procedemento de transferencia de documentos ao Arquivo.
• O tratamento arquivístico dos documentos, que inclúe as tarefas de identificación, clasificación, descrición, ordenación, instalación e valoración.
• A eliminación de documentos axustáse a procedementos regrados e aos dictames do Consello de Avaliación Documental de Galicia.
• O acceso e servizo de documentos e información aos diferentes servizos que forman parte da Deputación e á cidadanía, de acordo coa lexislación na materia, respectando o dereito á protección de datos de carácter persoal, á intimidade, así como outros dereitos protexidos por lei.
• A regulación das condicións de consulta e préstamo de documentos, e a posta ao dispor dos usuarios os instrumentos de descrición (inventarios, catálogos, guías ou repertorio) necesarios para facilitar o acceso á documentación.
• A protección e conservación do patrimonio documental da organización.
• A difusión do patrimonio documental da organización para fins culturais, científicos e educativos.
• A asistencia técnica a municipios en materia de arquivos e xestión de documentos.
• A xestión do equipamento e instalacións do arquivo. Formular os criterios sobre a correcta localización física dos documentos, establecendo as condicións que han de reunilos locais de depósito e o mobiliario necesario para a instalación e a seguridade dos documentos.